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La elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que regulan los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, especialmente en relación con la adopción de políticas internas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, así como para la atención de consultas y reclamos.

Resulta importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se define al Encargado y al Responsable del Tratamiento. El Responsable del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; mientras que el Encargado del tratamiento es quien realiza dicho tratamiento por cuenta del Responsable.

 Las tecnologías actuales permiten a las empresas gestionar y almacenar información personal de manera eficiente para el cumplimiento de sus objetivos corporativos, por ejemplo, en procesos de selección y contratación de personal, atención de clientes y usuarios, relación con proveedores, accionistas y directivos. El derecho fundamental al habeas data garantiza a los Titulares el poder de decisión y control sobre su información personal. La ley reconoce facultades como: saber quién conserva los datos, conocer los usos que se les da, definir quién puede consultarlos e incluso oponerse a su uso. La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 desarrollan garantías e instrumentos para asegurar la protección efectiva de este derecho, incluyendo la especial protección de datos personales de niños, niñas y adolescentes. 

Esta política también incorpora disposiciones de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 255 de 2022 y las directrices vigentes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio para la protección de datos personales, con enfoque en la seguridad digital y el uso responsable de la información en entornos tecnológicos. El objeto de esta política es cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de Responsables del tratamiento de datos personales, asegurando la protección de la información, la transparencia en su uso y el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares.